Politique de confidentialité

Champ d’application de la Déclaration de confidentialité

Donnelley Financial Solutions Inc. (« Donnelley Financial ») et ses filiales dans le monde (« nous », « notre ») respectent votre vie privée et savent que vous êtes très vigilant sur la façon dont nous utilisons et dont nous partageons les informations vous concernant. La présente déclaration décrit la politique relative à la vie privée de Donnelley Financial en relation avec les données à caractère personnel que nous collectons, que nous partageons, que nous utilisons et que nous protégeons. En utilisant le présent site et d’autres sites Internet que nous exploitons et où nous affichons un lien direct vers la présente Déclaration de confidentialité (Notre Site), vous acceptez et donnez votre consentement aux pratiques décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.

Contenu de notre politique de confidentialité :

  • Les données à caractère personnel que nous collectons et les raisons pour lesquelles nous les collectons
  • Les informations sur les salariés
  • Comment nous utilisons les cookies et d’autres technologies
  • Comment nous utilisons les informations personnelles vous concernant
  • Comment nous partageons les informations personnelles vous concernant
  • Comment nous protégeons les informations personnelles vous concernant
  • Comment nous surveillons et faisons respecter la conformité
  • Respect d’autres réglementations
  • LPRPDE (Canada)
  • Transfert des données et cadre du Bouclier de protection des données privées
  • Activité de traitement des renseignements
  • Children’s Online Privacy Protection Act – COPPA (Loi de protection de la vie privée des enfants sur Internet)
  • Vos droits et vos choix
  • Changements de la présente Déclaration de confidentialité
  • Nous contacter

Les données à caractère personnel que nous collectons et les raisons pour lesquelles nous les collectons

Les informations que vous nous donnez. Il s’agit des renseignements vous concernant que vous nous communiquez lorsque vous remplissez des formulaires sur notre site Internet dfsco.com (Notre Site) ou en correspondant avec nous par téléphone, par courrier électronique ou autrement. Sont concernées les informations que vous nous confiez lorsque vous vous enregistrez pour utiliser notre site, pour vous abonner à notre service, aux fonctions de médias sociaux sur notre site ou à d’autres activités couramment effectuées sur le site, ainsi que lorsque vous signalez un problème concernant notre site.

Parmi les renseignements que vous nous communiquez ainsi peuvent figurer des informations personnelles élémentaires telles que votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre fonction ou la société dans laquelle vous travaillez. Donnelley Financial peut collecter des informations plus sensibles auprès de vous telles que des informations financières ou se rapportant à votre carte de crédit, votre numéro de sécurité sociale ou d’autres numéros d’identification lorsque cela est approprié ou nécessaire pour les besoins de la conduite d’une activité.

Informations que nous collectons sur vous. Par rapport à chacune de vos visites sur notre site, nous pouvons automatiquement collecter des informations telles les informations suivantes :

  • Les informations techniques, notamment l’adresse de protocole Internet (adresse IP) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, vos noms de domaine, vos informations de connexion, le type et la version de votre navigateur, le paramétrage du fuseau horaire, la durée passée sur le site ainsi que la plate-forme et le système d’exploitation.
  • Les informations relatives à votre visite même si vous n’avez pas créé de compte ou ne vous êtes pas connecté, notamment les adresses URL complètes, les pages web spécifiques, le parcours de navigation vers, sur et depuis notre site, y compris la date et l’heure, les produits et services que vous avez visualisés ou sur lesquels vous avez effectué une recherche, les temps de réponses des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de consultation de certaines pages, ainsi que tout numéro de téléphone utilisé pour contacter notre numéro de service clientèle.

Donnelley Financial peut également compléter les renseignements personnels que nous collectons auprès de vous avec des informations reçues de tiers, notamment nos partenaires commerciaux, nos sous-traitants, nos prestataires d’analystes et autres fournisseurs de services.

Nous traitons des données à caractère personnel pour certaines raisons légitimes, entre autres, pour nous aider à améliorer la précision générale des informations et leur exhaustivité, mieux personnaliser nos interactions avec vous ainsi que détecter et prévenir les fraudes.

Ces renseignements nous aident à améliorer la sécurité de nos systèmes d’information et à évaluer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et de promotion. Ces informations sont également utilisées pour compiler des statistiques, faciliter l’administration du système et améliorer notre site.

Informations sur les salariés

Les informations à caractère personnel, également qualifiées d’informations personnellement identifiables (IPI) ou données à caractère personnel, aux fins de la présente Déclaration de confidentialité, désignent toute information qui (i) permet l’identification explicite et directe d’une personne ou (ii) peut être utilisée en association avec d’autres informations pour identifier une personne. Les informations à caractère personnel n’incluent pas les informations si elles sont anonymes ou si elles ont été rendues anonymes par la suppression d’éléments d’identification personnelle.

Figurent, sans toutefois s’y limiter, parmi les exemples d’informations à caractère personnel :

  • Le nom d’une personne.
  • Le numéro d’identification d’une personne.
  • L’adresse personnelle.
  • Le numéro de téléphone personnel.
  • L’adresse électronique.
  • Le nom de membres de la famille.
  • La date de naissance.
  • L’ID réseau, l’adresse IP, les activités de réseau et la communication.

Donnelley Financial traite les données de ses salariés pour les besoins de l’exécution d’un contrat dans lequel ses salariés sont impliqués, notamment dans le cadre de la paie ou d’avantages sociaux.

Donnelley Financial traite également les données de ses salariés pour s’acquitter de ses obligations légales dans le cadre législatif applicable, notamment dans le domaine fiscal ou de la santé.

Nous traitons également les données de nos salariés à des fins commerciales légitimes, notamment mais sans s’y limiter, :

  • La communication du salarié, y compris les programmes de développement et de formation ;
  • La tenue d’un annuaire mondial des salariés ;
  • Les activités des ressources humaines, notamment le processus de recrutement, la gestion des performances des salariés, les informations sur les bénéficiaires, la rémunération et les avantages sociaux ;
  • La gestion de l’embauche des salariés, notamment les vérifications sur les antécédents, la liste des personnes à contacter en cas d’urgence, la contrôles des références données et les résiliations.
  • La gestion de la sécurité de notre infrastructure de réseau pour protéger les données de la société, de ses salariés et de ses clients par le recours à des technologies de surveillance comme des outils de prévention de la perte de données, des pare-feu de prochaine génération et des outils de gestion des événements et des incidents de sécurité.

les données sensibles de nos salariés telles que les informations sur leur santé, des informations liées à leur rémunération et leurs évaluations de performance peuvent être accessibles par d’autres salariés de Donnelley Financial sur la base du « besoin de les connaître » uniquement si cela est nécessaire eu égard à des fonctions de ressources humaines légitimes ou à des questions associées. Donnelley Financial ne vend pas, ne prend pas à bail ni ne loue aucune donnée de ses salariés à caractère personnel ou familial à des tiers.

Donnelley Financial devra obtenir le consentement positif explicite d’un salarié avant d’utiliser ses données à caractère personnel à toute fin qui serait sans rapport avec la finalité susvisée.

Utilisation des cookies et autres technologies

Lorsque vous visitez notre Site, nous pouvons collecter automatiquement des informations telles que votre adresse IP, votre type de navigateur et la langue que vous utilisez, votre système d’exploitation, votre localisation, la date et l’heure de votre visite à l’aide de cookies. Un cookie représente une petite quantité de données envoyées à votre navigateur par un serveur Internet et stocké sur votre terminal tel que votre téléphone ou ordinateur. Les cookies sont ensuite renvoyés au site Internet d’origine lors de chaque visite ultérieure sur le site en question. Ainsi, un cookie peut nous permettre de reconnaître votre navigateur alors qu’un autre cookie peut se charger d’enregistrer vos préférences. Cela nous aide à vous faire vivre une expérience intéressante lorsque vous naviguez sur notre site et nous permet d’améliorer notre site. Les cookies sont une technologie qui peut servir à personnaliser votre utilisation de notre site.

Donnelley Financial peut utiliser d’autres technologies telles que des balises Internet et une technologie de re-commercialisation pour faire de la publicité sur d’autres sites Internet que vous pouvez consulter. Ce faisant, un tiers peut placer un cookie unique de diffusion de publicité sur votre appareil et utiliser les informations techniques à propos de votre navigateur et de votre activité sur notre site pour vous faire adresser des publicités sur des sites Internet qui ne sont ni détenus ni exploités par Donnelley Financial.

Vous pouvez paramétrer votre navigateur de sorte qu’il vous informe dès que vous recevez un cookie, ce qui vous laisse la possibilité de décider de l’accepter ou de le refuser à tout moment.

Afin de permettre à Donnelley Financial d’évaluer l’efficacité et l’utilité de notre site, et d’en optimiser la consultation par les utilisateurs, nous recueillons et stockons les renseignements concernant les pages que vous avez consultées, vos noms de domaine et d’autres informations similaires.Notre site utilise des cookies anonymes aux fins suivantes :

  • Réalisation et assistance à l’activité du site ;
  • l’administration du site et du système ;
  • la recherche et le développement ;
  • l’analyse anonyme de l’utilisateur, le profilage de l’utilisateur et la prise de décision.

Comment nous utilisons les informations personnelles vous concernant

Donnelley Financial utilise, enregistre et traite les renseignements à caractère personnel que nous collectons afin de vous fournir les informations, les produits et les services que vous nous demandez ou des produits ou services similaires que vous avez déjà demandés. Ces renseignements servent également à améliorer nos services existants ainsi que le contenu de notre site.

Lorsque vous communiquez avec Donnelley Financial, il est possible que nous gardions la correspondance en dossier pour nous aider à résoudre tous les problèmes qui pourraient se présenter.Selon le pays où vous vivez, travaillez ou depuis lequel vous accédez à notre ou nos sites, vos renseignements peuvent être conservés pendant une période raisonnable aux fins de communication avec vous, ou pour des améliorations futures des services de Donnelley Financial.

Dans l’éventualité où les renseignements que vous nous fournissez seraient une candidature à un emploi, cette candidature sera conservée sous réserve de notre politique de gestion des dossiers des ressources humaines.Vous pourrez consentir ou non à recevoir toute autre correspondance de Donnelley Financial.

Donnelley Financial peut également utiliser ou divulguer vos renseignements personnels lorsque Donnelley Financial croit, de bonne foi, qu’une telle utilisation ou que la divulgation est nécessaire, de façon raisonnable, aux fins (i) de respecter la loi, (ii) d’appliquer ou de faire respecter les conditions de toute entente avec les utilisateurs, ou (iii) de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Donnelley Financial, des utilisateurs de Donnelley Financial ou autres.Donnelley Financial se réserve le droit de transférer et de divulguer vos renseignements si Donnelley Financial s’implique dans une cession d’entreprise, un changement de contrôle, la vente, la fusion ou l’acquisition de ses activités, en totalité ou en partie.

Comment nous partageons les informations personnelles vous concernant

Donnelley Financial peut partager les informations personnelles que nous collectons à votre sujet, au sujet de vos affiliés, partenaires commerciaux, prestataires de services, filiales, fournisseurs, consultants et autres fournisseurs de service pour exécuter des travaux en notre nom. Ces renseignements peuvent être partagés avec des tiers pour proposer ou fournir des services connexes.

Nous pouvons également partager des renseignements avec nos clients lorsqu’ils ont besoin d’accéder à ces informations à caractère personnel pour accomplir des opérations spécifiques en lien avec un service que vous avez demandé comme par exemple des campagnes promotionnelles. Vous pouvez refuser le partage des informations vous concernant avec nos clients pour des services connexes en adressant un courrier électronique à l’adresse dataprivacy@dfsco.com. Dès réception de votre demande refusant le partage de ces informations, nous accuserons réception de votre demande et prendrons les mesures nécessaires pour y répondre.

Donnelley Financial peut partager vos informations en réponse à une demande d’information si, après examen, nous déterminons que cette divulgation est conforme à ou rendue obligatoire en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’une procédure légale applicable.

Nous pouvons partager vos informations si nous déterminons que vos actions ne sont pas en accord avec nos contrats ou politiques d’utilisation ou si nous devons protéger les droits, les biens et la sûreté de Donnelley Financial ou d’autres.

Donnelley Financial peut afficher des liens vers des sites indépendants, comme un service que nous vous proposons.Ces dits sites sont exploités par des sociétés qui échappent à notre contrôle et vos activités sur ces sites Web indépendants seront régies par les politiques et les pratiques de ces tierces parties.Nous vous encourageons à consulter les politiques en matière de confidentialité de ces sociétés indépendantes avant de divulguer toute information puisque nous n’assumons aucune responsabilité envers leurs politiques en matière de confidentialité.

Donnelley Financial peut partager des informations personnelles vous concernant en relation avec ou lors de négociations dans le cadre d’une fusion, d’une vente d’actifs de la société, du financement ou de l’acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société.

Comment nous protégeons les informations personnelles vous concernant

La protection de vos données personnelles est notre priorité.Nous utilisons des mesures de protection physique, électronique et procédurale raisonnables pour préserver les informations personnelles que nous collectons. Donnelley Financial fait appel à des mesures raisonnables pour protéger les informations personnellement identifiables contre toute perte, vol, utilisation à mauvais escient et autre accès ou destruction non autorisé. Par ailleurs, nous déployons des mesures de protection physique, électronique et procédurale appropriées pour préserver vos données à caractère personnel, notamment :

  • Restriction de l’accès aux données à caractère personnel à nos salariés ou prestataires de service sur la base du « besoin de les connaître » ;
  • Mise en application de politiques et procédures destinées à nos salariés par rapport à leur manipulation de données à caractère personnel ; et
  • Utilisation de technologies conçues pour protéger les données durant leur transmission, notamment le cryptage SSL pour les données que vous communiquez sur certaines parties de notre site, et utilisation de mesures de sécurité appropriées pour protéger les données que nous avons reçues.

Donnelley Financial utilise aussi des mesures et des procédés de sécurité selon les normes de l’industrie pour prévenir et détecter les tentatives inappropriées d’abus de nos systèmes.

Il n’existe cependant aucune méthode de transmission sur Internet ou méthode de stockage électronique parfaitement sécurisée.Par conséquent, Donnelley Financial ne peut garantir la sécurité absolue de vos données.L’Internet, de par sa nature, est un forum public et Donnelley Financial vous encourage à faire preuve de prudence lorsque vous divulguez des renseignements.Souvent, vous êtes la meilleure personne pour vous protéger en ligne.Vous êtes responsable de la protection de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe contre l’accès par des tiers et de sélectionner des mots de passe sécurisés.

Comment nous surveillons et faisons respecter la conformité

Donnelley Financial examine régulièrement notre conformité à l’égard de notre Politique de confidentialité.Nous respectons également plusieurs cadres d’autorégulation en plus de nous conformer aux lois applicables.Si nous recevons des plaintes écrites officielles, nous ferons le suivi auprès de la personne qui porte plainte.Nous travaillons avec les autorités réglementaires appropriées afin de résoudre les plaintes qui ne peuvent être résolues directement.

Conformité avec d’autres réglementations

Donnelley Financial respecte la réglementation des États-Unis ainsi que d’autres réglementations internationales telles que PIPEDA et le Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

LPRPDE (Canada)

Donnelley Financial reconnaît et a établi des contrôles afin de garantir que la confidentialité des renseignements personnels concernant une « personne identifiable » utilisés dans le cadre d ‘« activités commerciales » est protégée et géré de manière à répondre ou à excéder les lignes directrices telles qu’établies par la LPRPDE et lois provinciales applicables.

Transfert des données et cadre du bouclier de protection des données privées

Donnelley Financial est une organisation mondiale dont les entités juridiques et les processus commerciaux opèrent hors des frontières. Donnelley Financial respecte le cadre du Bouclier de protection des données personnelles UE-États-Unis ainsi que le cadre du Bouclier de protection des données personnelles Suisse–États-Unis tel que définis par leDépartement du Commerce aux États-Unis concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des données à caractère personnel transférées depuis l’Union européenne (UE) et la Suisse vers les États-Unis, respectivement.

Donnelley Financial a attesté auprès du Département du Commerce qu’elle respecte les Principes du Bouclier de protection en matière d’avis, de choix, de sens des responsabilités, de transfert ultérieur, de sécurité, d’intégrité des données et de limitation des finalités, d’accès, de recours, d’application et de responsabilité. Donnelley Financial est en conséquence soumise aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de la Federal Trade Commission (FTC) des États-Unis.

En cas de conflit entre les termes de la présente Déclaration de confidentialité et les Principes du Bouclier de protection de la vie privée, les Principes du Bouclier de protection de la vie privée l’emporteront. Pour en savoir plus sur le programme du Bouclier de protection de la vie privée et consulter notre certification, veuillez consulter le site Internet consacré au Bouclier de protection de la vie privée du Département du Commerce à l’adresse https://www.privacyshield.gov/.

En ce qui concerne tout partage des renseignements relatifs à des personnes-ressources au sein de l’UE et en Suisse à des fins de commercialisation des produits et des services de Donnelley Financial, Donnelley Financial obtiendra l’assurance de ses sociétés affiliées, de ses filiales et de ses partenaires commerciaux que ces entités utiliseront et divulgueront de tels renseignements à des fins de commercialisation des produits et des services de Donnelley Financial.

En cas de transfert ultérieur de renseignements commerciaux au sein de l’UE et en Suisse à des tiers en vertu du Bouclier de protection de la vie privée, la responsabilité de Donnelley Financial est potentiellement engagée en cas de divulgation de ceux-ci à mauvais escient. Dans certaines situations, des personnes pourraient vouloir interdire la divulgation des renseignements relatifs à leur personne-ressource au sein de l’UE et en Suisse en contactant Donnelley Financial comme indiqué dans la rubrique « Nous contacter » ci-dessous.

Donnelley Financial prendra les mesures d’ordre technique et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel au sein de l’UE et en Suisse contre tout traitement non autorisé ou illégal, ou la perte accidentelle, les dommages, la mauvaise utilisation, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération, ou la destruction, et maintiendra des procédures raisonnables afin d’assurer que de tels renseignements sont aptes à leur usage prévu, exacts, complets, à jour et non exagérés et que ces renseignements ne sont pas conservés plus longtemps que raisonnablement nécessaire.

S’agissant des données à caractère personnel reçues ou transférées en vertu du cadre du Bouclier de protection des données personnelles, Donnelley Financial est soumise aux pouvoirs d’application réglementaire de la Federal Trade Commission des États-Unis. Dans certaines situations, Donnelley Financial peut si nécessaire divulguer des données à caractère personnel au sein de l’UE et en Suisse dans le cadre de la vente ou du transfert en totalité ou en partie de son activité, au besoin ou selon ce qui est permis par la loi, lorsque Donnelley Financial estime qu’une telle divulgation est appropriée dans le cadre d’une demande d’application de la loi ou autrement permise par les Principes du Bouclier de protection de la vie privée, ou encore pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant des activités illégales ou de fraude présumée afin de se conformer aux accords de Donnelley Financial, de les faire respecter ou de les appliquer.

Dans le respect des Principes du Bouclier de protection de la vie privée, Donnelley Financial s’engage à résoudre les réclamations relatives à sa collecte ou à son utilisation de vos données à caractère personnel sans frais pour la personne concernée. Les ressortissants de l’Union européenne et de Suisse porteurs de réclamations ou de demandes concernant notre politique relative au Bouclier de protection de la vie privée doivent se mettre en relation avec le Directeur en charge de la protection de la vie privée dans le monde à l’adresse suivante dataprivacy@dfsco.com. Donnelley Financial répondra à votre requête dans un délai de 45 jours.

En cas de dépôt d’une réclamation que Donnelley Financial ne résout pas elle-même, Donnelley Financial s’engage à coopérer avec les Autorités chargées de la protection des données (APD) de l’UE et avec le Commissaire fédéral à la protection des données et des informations en Suisse, et à se conformer aux conseils donnés par le panel des ADP de l’UE ou le Commissaire suisse par rapport aux données liées aux ressources humaines ou autres transférées de l’UE et de la Suisse à Donnelley Financial aux États-Unis.

Dans certaines conditions, décrites plus en détail sur le site Internet consacré au Bouclier de protection de la vie privée, (https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint), il est possible de solliciter un arbitrage exécutoire lorsque toutes les autres procédures de résolution des litiges ont été épuisées.

Activités de traitement des renseignements

Donnelley Financial agit à titre d’agent de traitement des données pour notre clientèle située aux États-Unis, dans l’UE et dans d’autres pays du monde.Les clients de Donnelley Financial demeurent ceux qui contrôlent les données au regard de toutes les données sur les clients qu’ils fournissent à Donnelley Financial pour la prestation de nos services.Donnelley Financial agit par conséquent conformément aux instructions de ces clients concernant la collecte, le traitement, le stockage, la suppression, l’accès, la rectification, la portabilité et le transfert des données de clients.

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