Bulletin d’information MultiTrans
décembre 6, 2016
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Augmentez le taux d’adoption de votre nouveau système de gestion de traduction

L’achat et la mise en place d’une nouvelle solution de gestion de traduction (TMS) ne garantissent pas toujours sa pleine utilisation par votre équipe. Voici quelques conseils pour en doper le taux d’adoption.

 

  1. Vos employés sont peut-être bombardés de responsabilités diverses ; il suffit de leur donner accès à ce dont ils ont véritablement besoin.

Votre plateforme TMS doit être flexible, conviviale et aussi simple d’utilisation que possible. À cet effet, MultiTrans délivre des portails différents pour tous les types d’utilisateurs. Demandeurs de traduction, gestionnaires de projets et prestataires de services travaillent dans des interfaces distinctes n’affichant que l’information qui leur est pertinente.

Une solution construite en modules comme MultiTrans vous permettra de choisir les composantes pertinentes à vos besoins propres. Il est inutile d’investir davantage Que vous ayez besoin d’une solution de flux de travail, d’une mémoire de traduction, d’un environnement de production en ligne, d’une meilleure gestion de votre terminologie ou d’une certaine combinaison de modules, la solution qui répondra le mieux à vos attentes devra être non seulement sur mesure, mais aussi s’intégrer étroitement à vos processus actuels et être capable d’évoluer avec vos besoins et d’anticiper votre modèle à venir, car il est entendu qu’une configuration donnée ne préjuge pas des besoins futurs. Demain, vous voudrez sans doute éviter des coûts supplémentaires d’intégration ou de développement. Pourquoi alors ne pas simplement ajouter quelques modules complémentaires ?

Si vous ne disposez pas des ressources internes requises pour administrer pleinement un système de gestion de traduction, vous rechercherez un fournisseur qui saura et pourra le faire pour vous, en vous évitant de devoir investir dans des ressources additionnelles. Dans un environnement géré, tous les services demandeurs devraient disposer d’un portail central où soumettre des projets,  récupérer des livrables, établir des rapports, suivre des encours de frais, évaluer la qualité des traductions en temps réel, garder un œil sur les échéances, et/ou envoyer des factures est possible en quelques clics. Autrement dit, le fournisseur idéal devrait pouvoir alléger votre charge de travail !

Étudiez soigneusement les fonctions qui propulseront votre efficacité et doperont la productivité des vos équipes. Prenons par exemple le module TextBase de mémoire de traduction à reconnaissance avancée, retournant en moyenne 30 % plus de correspondances que les outils conventionnels du marché. La technologie de reconnaissance avancée accroît la valeur ajoutée de vos mémoires de traduction en élargissant la portée des correspondances : du paragraphe entier jusqu’au sous-segment, vous récupérez bien plus que les correspondances classiques des mémoires de traduction. Les utilisateurs profitent ainsi d’une cohérence accrue, d’un service plus rapide et moins cher  puisque les linguistes n’ont plus à retraduire le même contenu à l’infini ou consulter des dizaines de documents ou mémoires de référence.

 

  1. Choisissez un TMS à guichet unique pour vos demandeurs de traduction, gestionnaires de projets et prestataires de services.

Pour une efficacité optimale, tous les utilisateurs devraient bénéficier d’un point de contact centralisé, quel que soit  le nombre de prestataires de services impliqués sur vos projets. Une seule plateforme devrait pouvoir éliminer les inefficacités et incohérences liées au travail de maintenance de mémoires et de glossaires effectué par plusieurs prestataires. C’est le cas de MultiTrans. L’aspect sécurité n’est pas à négliger :  en conservant toutes vos mémoires de traduction et vos glossaires sur votre serveur au lieu d’alimenter une plateforme Cloud, vous limiterez considérablement les risques d’utilisation par des tiers.

 

  1. Préférez des écrans simples.

Tout le monde est très occupé de nos jours. La simplicité est donc toujours de mise !

Les interactions des utilisateurs et leurs expériences (appelées « UX ») avec des logiciels ont évolué au fil des ans.

Dans la nouvelle version de MultiTrans 2017, le portail client et l’éditeur Web ont été entièrement repensés et transformés. En partenariat avec une agence UX, nous avons amélioré nos interfaces. Nous nous sommes non seulement penchés sur les formes et couleurs, mais aussi sur les éléments à afficher sur chaque écran, leur emplacement, ce qui devrait être supprimé et la façon dont l’œil humain et nos instincts fonctionnent.

Grâce au concours des utilisateurs qui nous ont accompagnés dans la mise en place de ces nouveautés, nous savons que cet élément entraînera la hausse du taux d’adoption du système.

 

  1. Intégrez votre TMS à d’autres systèmes et applications clés.

Si les utilisateurs découvrent que l’intégration aux autres outils qu’ils utilisent jour après jour comme par exemple des outils CMS, CRM et/ou de création de rapports, est facile ils adopteront le TMS avec un plus grand enthousiasme. En effet, il est beaucoup plus simple de travailler avec une seule plateforme intégrée. Un connecteur permettra de relier des informations fournies par diverses applications, en quelques clics.

Les connecteurs les plus souvent requis sont AEM, Documentum, eDocs, Stibo, SharePoint, WordPress et Sitecore. Il arrive aussi qu’une intégration à des des systèmes internes personnalisés soit de mise. Au moment de sélectionner votre TMS, songez que la solution idéale devrait vous proposer des connecteurs sur mesure.

 

  1. Faites participer les utilisateurs du quotidien aux processus décisionnels et de déploiement.

Votre but n’est pas de modifier le flux de travail ou de prolonger les échéances fixées avant la mise en place d’un nouveau système ; vos utilisateurs clés sauront vous guider et vous décrire les fonctions utiles ou non, et accompagner vos décideurs dans les démarches de personnalisation de votre futur fournisseur de TMS.

Durant la mise en place, identifiez les deux ou trois groupes d’utilisateurs qui utiliseront le système le plus souvent et choisissez un ou plusieurs de leurs membres. En participant au pilote, ils vanteront les mérites du système et encourageront les autres vers l’adoption.

 

  1. Expliquez à vos équipes ce qui les attends.

Tout le monde devrait savoir pourquoi vous mettez un nouveau TMS en place et en connaître les avantages. N’oubliez pas d’expliquer à vos utilisateurs des branches marketing, juridiques et financières qu’eux aussi tireront tous les avantages d’une nuvelle solution.

En effet sii vous présentez d’abord les étapes complexes de la gestion des projets et des ressources de traduction en les comparant (traduction hors ligne / en ligne, demande par courriel / portail, gestion de projet sur une feuille de calcul / un serveur), vous pourriez décourager vos autres utilisateurs. En revanche, si dès le départ tous les avantages sont clairement détaillés, la motivation générale devrait suivre.

Enfin, si vous décidez de mettre un TMS en place, assurez-vous de rédiger un plan de communication clair. Votre fournisseur devrait pouvoir vous aider à le faire et vous apporter des communiqués d’intégration personnalisés packagés sous forme de courriels, documents, clips, plans de mise en place axés sur vos besoins précis.

 

  1. Ciblez votre plan de formation.

N’enseignez à vos employés que ce dont ils ont besoin en priorité en réservant les consignes plus complètes pour la fin du programme. Comme la formation des utilisateurs de n’est pas une activité ponctuelle, mais plutôt un processus de sensibilisation de longue haleine, vos employés seront plus enclins à adopter ce nouveau système s’ils le découvrent petit à petit. Il est aussi important de leur proposer une formation continue (débutant, intermédiaire, confirmé) qui visera aussi à leur présenter les nouvelles fonctions lors de chaque mise à jour. Votre fournisseur de TMS devrait être capable d’adapter ses séances de formation à votre configuration et selon vos utilisateurs, afin que chacun dispose d’un curriculum approprié.

Vos utilisateurs devraient pouvoir avoir accès à une base de données générale comprenant des ressources et dossiers de formation. Ces derniers devraient être actualisés et accompagnés de communiqués qui offriront des mises à jour essentielles et des occasions de poursuivre toute formation. C’est là aussi le cas de MultiTrans.

 

  1. Préférez un service d’assistance client centralisé et des équipes de support dédiées et proches de vous.

Pour une meilleure assistance, nous recommandons de centraliser les problèmes et requêtes. La plupart du temps, les grands utilisateurs du système sauront comment résoudre les problèmes techniques et pourront aider d’autres utilisateurs de façon plus directe et personnalisée. Votre fournisseur de TMS doit évidemment disposer d’une équipe de soutien disponible en tout temps pour assurer la productivité de vos employés et la continuité de votre activité.

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